1. Vorabklärung (Scope & Schnittstellen)
Bedarf, Telefonie-Setup, Online-Kalender, Praxis-/Kliniksystem, Datenflüsse, Eskalationslogik, Rollen und Freigaben.
Telefonagenten
KI-Telefonagenten für Zentrale, Praxis und Klinik
High-End-Implementierung für Organisationen mit hohem Anrufaufkommen. Fokus auf lokale Datenhaltung, kontrollierte Schnittstellen und belastbare Betriebsprozesse statt reiner Demo-Automation.
Implementierung ab 10.000 EURHardware ab ca. 4.500 EURMinimale API-Nutzung mit EU-DienstleisternNo Provider Lock-in
Einsatzfelder
Unternehmen mit zentraler Telefonzentrale
Arztpraxen
Kliniken
Kanzleien (optional)
Zielbild: Telefonprozesse standardisieren, Team entlasten und gleichzeitig hohe Qualität in sensiblen Gesprächen halten.
Vorgehen und Leistungspaket
2. Workshop vor Ort (1 Tag)
Team-Workshop on-site: kritische Anrufarten, Ausnahmefälle, Tonalität, Compliance-Anforderungen und Basis für KI-FAQ-Wissensaufbau.
3. Parallelphase (14 Tage)
Parallel: Aufbau Telefonagent + strukturierte FAQ-Erstellung aus realen Fragen, inklusive Testcalls und Prozessabstimmung.
4. Inbetriebnahme (2 Tage)
IBN inkl. 1 Tag on-site Support für Go-Live, Team-Enablement und kontrollierte Übergabe.
5. Hypercare (14 Tage)
Support und Fine-Tuning auf Basis realer Anrufe, KPI-Review und Nachschärfung der Eskalationsregeln.
Funktionen
- Gesprächsannahme durch KI inklusive Aufzeichnungshinweis
- Terminbuchung in Praxis-/Klinikkalender bei verfügbarer API, sonst über eigenen Kalender-Workflow
- Beantwortung der Top-30-Fragen (z. B. Öffnungszeiten, Rezeptprozess, organisatorische Hinweise)
- Eskalation komplexer Anliegen sowie strukturierte Rückrufwünsche
- Abgleich mit Patientendatenbank und Ermittlung einer PID, sofern Schnittstelle vorhanden ist
- Aufgabenlisten für Rückrufe, Rezepte und Überweisungen
Optionen
- Option: Online-Buchung
- Option: Rezeptprozess (abhängig von Schnittstelle)
- Option: Überweisungsprozess (abhängig von Schnittstelle)
Business-Nutzen
- Ein Agent kann mehrere Anrufe parallel entgegennehmen.
- 24/7-Betrieb möglich oder gezielt nur zur Spitzenlastabdeckung.
- Je nach Anrufvolumen ist eine Entlastung bis hin zum Ersatz einer Telefonkraft möglich.
- Wissen bleibt in der Organisation und ist nicht an einzelne Mitarbeitende gebunden.
- Parallel nutzbar als Chatbot-Option auf Website/Patientenportal.
- Weniger Abhängigkeit vom angespannten Arbeitsmarkt: kein akuter Druck, zusätzliches Telefonpersonal zu finden.
- Konstante Servicequalität auch bei Urlaub, Krankheit und kurzfristigen Ausfällen.
- Bessere Erreichbarkeit bei Lastspitzen, ohne sofortige Personalerweiterung.
Standardisierte Module ohne Provider Lock-in
- Stabile Linux-Basis mit klar getrennten Modulen für Telefonie, Sprache, Modell und Wissenszugriff.
- RAG (Retrieval-Augmented Generation): Das Modell antwortet mit Ihrem externen Praxiswissen statt nur aus Trainingsdaten.
- RAG-Wissensbasis bleibt nutzbar, auch wenn Sie Voice- oder Modellprovider wechseln.
- FAQ-Inhalte und Öffnungszeiten können in der Regel vom Praxispersonal selbst gepflegt werden.
- Keine harte Kopplung an einen einzelnen Anbieter durch dokumentierte Schnittstellen und exportierbare Datenstrukturen.
ROI-Beispielrechnung (Arztpraxis, 50% MFA-Entlastung)
Annahme für eine Arztpraxis: Bruttogehalt MFA 2.800 EUR/Monat. Arbeitgeber-Gesamtkosten inkl. Arbeitgeberanteile pauschal mit 22% angesetzt. Ihre Projektpreise sind netto (exkl. MwSt.).
| Position | Wert | Erläuterung |
|---|---|---|
| MFA-Gehalt (brutto) | 2.800 EUR/Monat | Annahmebeispiel für Arztpraxis |
| Arbeitgeber-Gesamtkosten | 3.416 EUR/Monat | Brutto + pauschal 22% Nebenkosten |
| 50%-Entlastung | 1.708 EUR/Monat | Kalkulierbare Kapazitätswirkung pro Monat |
| Jährliche Entlastung | 20.496 EUR/Jahr | 12 x monatliche Entlastung |
| Projektkosten Jahr 1 (netto) | 18.700 EUR | Implementierung + Hardware + laufende Kosten (12 Monate) |
| Projektkosten Jahr 1 (brutto) | 22.253 EUR | Netto zzgl. 19% MwSt. |
Szenario A: voller Vorsteuerabzug (Netto-Betrachtung)
- Ergebnis Jahr 1: 1.796 EUR
- Amortisation: ca. 10,9 Monate
Bereits bei Einsparung einer halben Arbeitskraft amortisiert sich die Investition in unter einem Jahr.
Szenario B: ohne Vorsteuerabzug (Brutto-Betrachtung)
- Ergebnis Jahr 1: -1.757 EUR
- Amortisation: ca. 13 Monate
- Konservative Sicht, häufig relevant bei überwiegend umsatzsteuerfreien Leistungen.
Bereits bei Einsparung einer halben Arbeitskraft amortisiert sich die Investition grob in einem Jahr.
Hinweis: Dies ist eine nachvollziehbare Beispielrechnung, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Reale Werte hängen von Gehalt, Auslastung, Schnittstellen, Providerkosten und Abrechnungsmodell Ihrer Praxis ab.
Laufende Kosten (Beispiel)
Rechenbeispiel für 1 Leitung mit 4 Arbeitsstunden/Tag, 220 Arbeitstagen/Jahr und 80% realer Gesprächszeit, plus EU-gehostetem Setup und lokalem Linux-Server.
| Kostenblock | Ansatz | Monat |
|---|---|---|
| Vapi/Provider-Minuten | 3.520 Min/Monat (4h x 80% x 18,3 Tage) x 0,15 EUR/Min | 528 EUR |
| Serverstrom (70W, 24/7) | 50,4 kWh x 0,25 EUR/kWh | 12,6 EUR |
| Linux-Wartung | 2 Std x 110 EUR/Std | 220 EUR |
| Gesamt laufend | pro Monat | 761 EUR |
Hinweis: Minutenpreise sind ein Richtwert. Die tatsächlichen Kosten hängen von Voice/STT/LLM-Provider, Routing, Regionen und Gesprächsprofil ab.
Compliance-Positionierung
Wir vermeiden pauschale Aussagen wie „vollständig DSGVO-konform“. Bei Telefonagenten hängt die Bewertung immer vom Gesamtsystem ab: Sprachmodell, Telefonie-Provider, Schnittstellen zu Praxis-/Kliniksoftware, Berechtigungskonzept und Betriebsorganisation.
Unser Standard ist eine Local-First-Architektur mit minimaler API-Nutzung zu europäischen Dienstleistern, wenn ein externer Dienst technisch erforderlich ist.
Für Berufsgeheimnisträger (u. a. Arzt, Zahnarzt, Rechtsanwalt) berücksichtigen wir Anforderungen an Geheimnisschutz und wählen Dienstleister/Architekturen so, dass DSGVO- und §203-StGB-konformer Betrieb ermöglicht wird.
Hinweis: Diese Inhalte stellen keine Rechtsberatung dar. Die finale rechtliche Bewertung erfolgt durch Datenschutzbeauftragte und Rechtsberatung des Auftraggebers.
FAQ zum Telefonagenten
Sind Sie pauschal DSGVO-konform?
Pauschale Zusagen sind unseriös. Compliance entsteht immer im Gesamtsystem: Telefonie, Schnittstellen, Rollen, Auftragsverarbeitung, technische Maßnahmen und Betrieb.
Wie berücksichtigen Sie § 203 StGB (Berufsgeheimnis)?
Wir entwerfen Architektur und Prozesse so, dass Geheimnisschutz-Anforderungen berücksichtigt werden. Dazu gehören insbesondere rollenbasierte Zugriffe, dokumentierte Verantwortlichkeiten und geeignete Dienstleister.
Was bedeutet No Provider Lock-in?
Provider Lock-in bedeutet, dass Sie technisch oder vertraglich an einen einzelnen Anbieter gebunden sind und nur mit hohem Aufwand wechseln können. Wir setzen auf exportierbare Wissensstrukturen, dokumentierte Schnittstellen und austauschbare Bausteine.
Sind moderne Stimmen und Voice Cloning möglich?
Ja, inklusive sehr natürlicher Stimmen. Voice Cloning setzen wir nur mit klarer, dokumentierter Einwilligung und transparentem Einsatzzweck um.
Wie ist die ROI-Rechnung bei Vorsteuerabzug zu lesen?
Bei vollem Vorsteuerabzug ist die Netto-Betrachtung maßgeblich: Investitions- und Betriebskosten werden netto den jährlichen Personalkosten-Einsparungen gegenübergestellt.
Wie ist die ROI-Rechnung ohne Vorsteuerabzug zu lesen?
Ohne Vorsteuerabzug wird konservativ mit Bruttokosten gerechnet. Das ist besonders für Einrichtungen mit umsatzsteuerfreien Leistungen relevant.
Welche Kostenpositionen sind in der Beispielrechnung enthalten?
Implementierung, empfohlene Hardware und laufende Betriebskosten im ersten Jahr sowie die Annahme einer 50%-Entlastung einer MFA-Stelle.
Wie setzen sich die laufenden Kosten des Telefonagenten zusammen?
Typisch sind Minutenkosten für Telefonagenten-Plattform/Provider, Stromkosten des lokalen Servers und Wartungsaufwand für Linux-Basisbetrieb und Updates.